Con l'approvazione della Legge n.2 del 28 gennaio 2009 che ha convertito il decreto legge 185/2008 e' stato aggiunto al Codice Civile l'art 2215-bis relativo alla formazione e tenuta completamente informatizzata di libri, repertori, scritture e documentazione obbligatoria per le imprese.
QUALI LIBRI E' POSSIBILE TENERE IN MODALITA' INFORMATICA
I documenti indicati all'art. 2214 c.c.:
1) Libro giornale
2) Libro degli inventari
3) Registro beni ammortizzabili
4) Registro della contabilita' di magazzino
5) Scritture contabili: registri IVA acquisti, vendite e corrispettivi
6) originali di lettere, telegrammi e fatture ricevute e spedite
nonche' i libri indicati all'art. 2421 c.c.:
1) Libro dei Soci (ad eccezione delle Srl per le quali e' venuto meno l'obbligo a decorrere dal 30 marzo 2009, salvo quelle che facoltativamente intendono comunque continuare a tenere il Libro)
2) Libro delle obbligazioni
3) Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee
4) Libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio di amministrazione
5) Libro delle adunanze e delle deliberazioni del Collegio sindacale
6) Libro delle adunanze e delle deliberazioni del Comitato esecutivo
7) Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti
8) ogni altro libro o registro per i quali l'obbligo della bollatura e' previsto da norme speciali
MODALITA' DI TENUTA INFORMATCA
L'art. 2215-bis individua le modalita' per assolvere in via informatica gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti da leggi e regolamenti quali ad esempio la bollatura iniziale.
La tenuta dei libri e delle scritture su supporto informatico richiede l'elaborazione del documento con cadenza trimestrale e la sua sottoscrizione con firma digitale e marca temporale da parte dell'imprenditore o di persona da lui delegata.
Va sempre e comunque rispettato il termine di 60 giorni previsto dall'art. 22, d.p.r. 600/1973; in pratica, prima di "chiudere" il trimestre e apporre firma digitale e marca temporale e' bene verificare che le scritture contabili siano completamente aggiornate al 60esimo giorno precedente.
Nel caso di tenuta informatica del Libro giornale, in ciascun periodo d'imposta verranno creati quattro distinti segmenti del Libro giornale, prodotti ogni tre mesi, ciascuno dei quali sara' reso statico e immodificabile tramite apposizione di firma digitale e marcatura temporale da parte dell'imprenditore o di persona da lui delegata.