La fatturazione elettronica e  la conservazione sostitutiva dei documenti contabili e fiscali da facoltà ed opportunità per le imprese, si sta trasformando in un obbligo normativo a realizzazione graduale.

La L.28 dicembre 2007, n.244 (Finanziaria 2008) ha infatti previsto, all'art. 1, co. da 209 a 214, l'introduzione di uno specifico obbligo di fatturare, trasmettere e conservare in modalità elettronica tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizio effettuate nei confronti delle Amministrazioni dello Stato, anche a ordinamento autonomo e con gli enti pubblici nazionali.

SOGGETTI OBBLIGATI ALL'EMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA

Secondo quanto previsto dalla Finanziaria 2008, gli imprenditori ed i professionisti che forniscono alla Pubblica Amministrazione beni e servizi, sono obbligati ad emettere, trasmettere, conservare ed archiviare le fatture, esclusivamente in formato elettronico. Ne consegue quindi che la Pubblica Amministrazione, di contro, dovrà accettare da tali soggetti solo ed esclusivamente fatture emesse e trasmesse in formato elettronico. La normativa di riferimento è contenuta nell'art. 21, D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, e successive modifiche, che hanno recepito la Direttiva comunitaria 2001/115/Ce, con cui, si è provveduto a semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione delle operazioni. In particolare, la Direttiva è intervenuta a disciplinare le regole concernenti l'emissione della fattura, tramite strumenti tradizionali o elettronici, il suo contenuto, le modalità di invio e conservazione, anche mediante archiviazione elettronica.

CARATTERISTICHE DELLA FATTURA ELETTRONICA

Per fattura elettronica s'intende il documento, predisposto in forma elettronica, in unico originale, redatto secondo particolari modalità tali da garantire l'integrità dei dati contenuti e l'attribuzione univoca del documento al soggetto emittente. La fattura elettronica può essere creata in diversi formati, raggruppabili in due categorie principali:

1) fomati strutturati o elaborabili: la fattura viene inviata al destinatario in formato "elaborabile" tale da essere utilizzato per potere alimentare automaticamente il sistema gestionale del ricevente. La fattura elettronica strutturata deve essere leggibile del sistema gestionale del ricevente attraverso l'utilizzo di un medesimo standard di comunicazione oppure utilizzando un software ad hoc che consenta la connessione tra i sistemi. Si è in presenza di fattura elettronica strutturata se insieme alla fattura, prodotta ed inviata in formato immagine - ad esempio Pdf - si invia un file contenente i cd. indici o metadati adatti all'inserimento e alla contabilizzazione automatica della fattura nel gestionale aziendale. Il set minimo di indici da individuare nel file strutturato può essere determinato a norma dell'art. 3, co.1, lett. d), D.M. 23 gennaio 2004 che, in materia di conservazione sostitutiva, richiede che devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione a: 

- Cognome e nome; Denominazione; Codice fiscale; Partita Iva; Data; Associazioni logiche di questi ultimi; 

Tra i formati strutturati il più noto è l'Xml acronimo di extensible markup language. Con questo formato vengono fissate una serie di regole in grado di produrre "marcatori" personalizzati e riconoscibili da qualunque computer.

2) Formati destrutturati o leggibili: consentono di visualizzare immediatamente l'immagine del documento fattura inviato/ricevuto. Il formato più comunemente conosciuto ed utilizzato è il Pdf - portable document format. 

SISTEMA DI TRASMISSIONE EDI

L'Edi garantisce l'autenticità dell'origine e l'integrità del documento. Esso, infatti, si basa sull'impiego di messaggi strutturati e codificati secondo una norma concordata. I messaggi possono essere elaborati dal computer automaticamente e senza ambiguità. Affinchè venga effettuata la trasmissione a mezzo Edi, deve essere raggiunto un accordo con il cliente. L'accordo "tipo" prevede che siano esplicitamente enunciate: 

- le procedure e misure di sicurezza riguardanti la verifica dell'origine;

- la verifica dell'integrità e il non disconoscimento dell'origine e del ricevimento; 

- la riservatezza dei messaggi Edi.

Se il sistema Edi non è conforme o non vi è accordo con il destinatario, si sta trasmettendo a tutti gli effetti un documento analogico che necessita della materializzazione su supporto cartaceo ai fni della successiva conservazione. Il formato Edi da utilizzare deve essere conforme alla Raccomandazione 94/820/Ce del 19 ottobre 1994 relativa agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati. 

ELEMENTI DA INSERIRE NELLA FATTURA ELETTRONICA

Per aversi fattura elettronica, occorre quindi apporre su ciascuna fattura, ovvero sul lotto di fatture destinate ad un unico soggetto: 

- riferimento temporale: consiste in un'informazione associata ad uno o più documenti informatici contenente: - la data; - l'ora. 

Il riferimento temporale permette di garantire la data di formazione del documento stesso. Tale associazione può essere perfezionata contemporaneamente anche per più documenti, per i quali opera, dunque, il medesimo riferimento temporale; 

- firma elettronica qualificata: consiste in una firma elettronica "avanzata", basata su un "certificato qualificato", creata mediante un dispositivo sicuro: 

- consiste in una "firma elettronica avanzata" o firma digitale, connessa in maniera univoca al firmatario, creata con mezzi che sono sotto il suo esclusivo controllo ed idonea ad identificarlo;

- tale tipologia di firma è basata su un "certificato qualificato" , ossia un certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all'Allegato I, Direttiva 1999/93/Ce, rilasciato da un certificatore rispondente ai requisiti fissati dall'Allegato II della medesima Direttiva;

- la firma deve, inoltre, essere collegata ai dati cui si riferisce in modo da permettere l'identificazione di ogni successiva loro modifica. 

Se una fattura è priva della sottoscrizione elettronica, cioè in assenza della firma elettronica qualificata, non è possibile garantire l'autenticità e l'integrità del documento che potrebbe essere stato alterato nei suoi contenuti. Conseguentemente, se durante un controllo i verificatori dovessero rinvenire delle fatture smaterializzate, ma prive della predetta sottoscrizione elettronica, le fatture saranno considerate come inesistenti. Per poter sottoscrivere con firma digitale documenti informatici è necessario rivolgersi ad uno dei soggetti autorizzati: i cd. certificatori. L'elenco pubblico dei certificatori è disponibile via Internet per la consultazione sul sito Cnipa - Centro nazionale per l'informatica nella pubblica Amministrazione - alla pagina http://www.cnipa.gov.it, dove sono anche disponibili i link ai siti web degli stessi sui quali sono indicate le modalità operative da seguire. Per poter generare firme digitali è necessario essere dotati di un dispositivo sicuro per la generazione delle firme, un lettore di smartcard. La fattura elettronica si caratterizza per l'assenza di: 

- macroistruzioni : comandi interni al documento stesso in grado di generare automaticamente modifiche dei dati al verificarsi di determinati eventi. Si pensi, ad esempio, al caso di macroistruzioni in grado di aggiornare automaticamente la data del documento al momento dell'apertura dello stesso;

- codici eseguibili: istruzioni in grado di consentire all'elaboratore la modifica del documento informatico. Si pensi ai file cd. eseguibili che, una volta programmati, riescono a modificare il contenuto di un documento.